Facture irrecevable (statut 501) : quand le fichier ne passe pas

Le statut 501 « Irrecevable » est le premier obstacle qu’une facture électronique peut rencontrer. Il ne dit rien du contenu de la facture : il dit que le fichier lui-même n’a pas pu être pris en charge. Ce guide explique à quel moment il apparaît, ce que disent ses motifs officiels, et où chercher la correction.

Ce que veut dire « Irrecevable »

La norme AFNOR XP Z12-014 décrit les contrôles qu’une plateforme agréée applique à un fichier reçu, dans l’ordre :

1. Les contrôles techniques : antivirus, fichier vide, contrôle de l’enveloppe.
2. Les contrôles applicatifs : la structure du format, par exemple le contrôle du schéma pour un fichier XML. À l’issue de cette étape, le fichier est reconnu comme une facture.
3. Les contrôles fonctionnels : les règles du profil et de la réforme, le doublon, l’adressage.

Une erreur aux deux premières étapes produit le statut « Irrecevable » (501), avec un motif. Une erreur à la troisième produit « Rejetée » (213). L’irrecevabilité arrive donc avant que la facture n’existe comme facture : la plateforme ne peut pas la lire.

Dans les échanges entre plateformes, l’annexe A de la norme XP Z12-012 décrit le 501 comme un message émis par la plateforme de réception vers la plateforme d’émission, en cas d’irrecevabilité de la facture à la réception.

Les motifs officiels d’irrecevabilité

Le statut Irrecevable porte toujours un code motif : la règle G7.08 des spécifications de la DGFiP et la règle BR-FR-CDV-15 de la norme l’imposent. L’annexe A de la norme XP Z12-012 en fixe la liste :

La taille a une borne précise : selon la règle BR-FR-19, toute facture de moins de 100 Mo, pièces jointes comprises, doit pouvoir être traitée par les plateformes, qui peuvent déclarer irrecevable un fichier plus lourd.

Les envois par lots

Quand les factures partent par lots, la norme XP Z12-014 prévoit un contrôle du lot puis de chaque fichier. Si un seul fichier est en erreur, la pratique la plus courante est de déclarer tout le lot irrecevable, pour que l’émetteur le reconstitue et le transmette à nouveau. Un lot sans erreur peut recevoir le statut « Recevable » (500).

Conséquence pratique : un lot de plusieurs centaines de factures peut revenir irrecevable à cause d’une seule pièce jointe mal nommée. Le motif désigne le contrôle qui a échoué ; il faut ensuite retrouver le fichier en cause.

Ce que le statut désigne

Une facture irrecevable n’a pas encore été lue. La règle BR-FR-CDV-10 en tire la conséquence : dans le statut, l’identifiant de l’objet est le nom du fichier irrecevable, et non un numéro de facture. La date de facture n’est pas exigée (BR-FR-CDV-11). Pour retrouver la facture concernée, il faut partir du nom du fichier transmis.

Le statut Irrecevable ne fait pas partie des quatre statuts obligatoires transmis à l’administration (Déposée, Refusée, Encaissée, Rejetée), selon la règle G7.44 des spécifications.

Où chercher la correction

Un 501 vient presque toujours de la façon dont le fichier est produit, pas des données du client :

• le format : fichier XML mal formé, extension inattendue, type de fichier non accepté ;
• le nom : caractères interdits dans le nom du fichier ou d’une pièce jointe ;
• la taille : facture ou pièce jointe trop lourde, pièce jointe vide ;
• la sécurité : fichier signalé par l’antivirus.

La correction se fait donc dans le logiciel de facturation, l’outil qui produit le fichier ou le connecteur vers la plateforme. Une fois le fichier corrigé, il est transmis à nouveau. Si le même motif revient sur toutes les factures, c’est le paramétrage de l’export qu’il faut revoir avec l’éditeur ou la plateforme.

Les erreurs qui viennent des données, elles, apparaissent plus loin dans le circuit : un SIREN client faux ou une mauvaise adresse produisent un rejet (213), une facture adressée à la mauvaise société produit un refus (210). Voir facture rejetée, statut 213 et la liste des statuts.