Statuts d'une facture électronique : la liste de 200 à 501

Une facture électronique ne part pas dans le vide : chaque étape de son traitement produit un statut, renvoyé à l’émetteur par sa plateforme agréée. Lire ces statuts permet de savoir où en est une facture, qui l’a arrêtée quand elle n’aboutit pas, et à qui s’adresser. Ce guide donne la liste complète, de 200 à 501, avec ce que chaque code veut dire.

Le cycle de vie, en une phrase

Les spécifications externes de la DGFiP décrivent le cycle de vie comme une vision partagée du traitement de la facture, « du dépôt de la facture jusqu’à son encaissement ». Il repose sur deux périmètres : un socle de statuts obligatoires, transmis à l’administration fiscale, et des statuts facultatifs, recommandés pour le bon déroulé des échanges entre l’émetteur, le destinataire et leurs plateformes.

La liste des statuts d’une facture

Le tableau ci-dessous reprend le tableau 8 des spécifications externes v3.2. Les spécifications précisent que cette liste n’est pas exhaustive et renvoient à la norme AFNOR XP Z12-012 ; les codes 221 et 501, décrits par la norme, sont traités plus bas.

La règle G7.44 des spécifications fixe la liste des statuts obligatoires transmis au portail public : 200, 210, 212 et 213. Un cycle de vie transmis au portail public avec un autre statut est rejeté.

Les statuts complémentaires de la norme

L’annexe A de la norme AFNOR XP Z12-012 ajoute des statuts pour des cas particuliers, que les spécifications de la DGFiP ne détaillent pas : Visée (214), Annulée (220), Demande de paiement direct (224), Affacturée (225), Affacturée confidentiel (226), Changement de compte à payer (227) et Non affacturée (228). Ils servent notamment à la sous-traitance, à l’affacturage et à l’annulation d’une facture. Une entreprise qui n’est concernée par aucun de ces cas ne les verra pas.

Les deux codes qui signalent un problème de transmission

La norme AFNOR XP Z12-014 décrit les contrôles qu’une plateforme réalise sur une facture reçue, dans l’ordre, et les codes qui en sortent.

Irrecevable (501). Les premiers contrôles sont techniques (antivirus, fichier vide, enveloppe), puis de structure (pour un fichier XML, le contrôle du schéma). À ce stade, le fichier n’est pas encore reconnu comme une facture. En cas d’erreur, la plateforme renvoie le statut « Irrecevable », avec un motif, et l’émetteur corrige puis transmet à nouveau. Pour un envoi par lots, un lot entier peut être déclaré irrecevable si un seul fichier est en erreur ; un lot sans erreur peut recevoir le statut « Recevable » (500).

Erreur de routage (221). Une plateforme d’émission peut transmettre une facture à une plateforme de réception qui n’est pas, ou plus, en charge de l’adresse du destinataire : erreur de consultation de l’annuaire, ou changement récent de plateforme pas encore à jour. La norme prévoit alors le statut « Erreur de routage » plutôt que « Rejetée », pour éviter d’annuler la facture et d’en créer une nouvelle. La transmission de la même facture est rejouée après la mise à jour de l’annuaire. Le détail est dans le guide erreur de routage.

Rejetée, refusée : les deux échecs à ne pas confondre

Rejetée (213) vient d’une plateforme. Après les contrôles techniques et de structure, la plateforme applique les règles de gestion, puis contrôle le doublon, l’adresse et l’atteignabilité de l’adresse de réception. Une anomalie à ce stade produit le statut « Rejetée », avec son motif. Voir facture rejetée, statut 213.

Refusée (210) vient du destinataire. Selon le guide pratique de la DGFiP, le refus est obligatoirement motivé et réservé aux motifs prévus par la norme : non-conformité réglementaire non détectée par la plateforme de réception, facture mal adressée, ou conditions contractuelles non respectées qui empêchent le traitement. Un désaccord commercial relève du statut facultatif « En litige » (207). Voir rejetée ou refusée.

Dans les deux cas, les spécifications demandent au fournisseur une annulation comptable par avoir interne, sans flux de données réglementaires vers le portail public.

Le code motif : ce que le statut ne dit pas

Un statut dit qui a arrêté la facture et à quelle étape. Il ne dit pas quelle donnée corriger. C’est le rôle du code motif, obligatoire selon la règle G7.08 quand un flux est irrecevable (501), quand un objet est rejeté (213) ou quand une facture est refusée (210). La liste officielle des codes motifs figure dans l’annexe 7 des spécifications : DEST_INC (destinataire inconnu), ADR_ERR (adresse de facturation électronique erronée), SIRET_ERR, DOUBLON, REF_CT_ABSENT, ROUTAGE_ERR, parmi une quarantaine de codes.

Que faire selon le statut reçu

Un même motif qui revient sur plusieurs factures désigne souvent une cause unique dans le fichier clients : un SIREN faux, une entreprise cessée, la mauvaise société d’un groupe. La corriger une fois dans le fichier évite de la corriger facture par facture. Sirenity propose une Découverte gratuite, à partir d’un export du fichier clients ou fournisseurs, pour repérer ces causes sous 24 h ouvrées.