Facture électronique refusée (statut 210) : motifs et suite

La réponse courte

Le statut 210 « Refusée » signifie que le destinataire refuse la facture dans son intégralité. C'est un statut obligatoire, toujours accompagné d'un code motif pris dans une liste fermée : erreur de destinataire, contrat terminé, référence absente, doublon, erreur de montant… Un simple désaccord commercial ne justifie pas un refus. Si le refus est fondé, le vendeur émet une nouvelle facture avec un nouveau numéro ; s'il le conteste, il instruit le désaccord avec son client.

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fiches dans le fichier: 4 812
identifiants légaux uniques: 3 966
sociétés réelles estimées: 3 710
fiche par société, en moyenne: 1,30
gisement chiffré: 41 000 €

decouverte_exemple.xlsx

FicheCe que nous avons trouvéÀ faire

CÈDRE ASCENSEURS SIRET à 13 chiffres, zéro de tête perdu Corriger en 04625002933812

JASPE COUVERTURE SIRET illisible : 8,64196E+13 Redemander le SIRET au client

DUPONT B.T.P. Doublon de DUPONT BTP SARL Garder une seule fiche

NOVA FACILITY Entreprise cessée au registre Ne plus facturer cette fiche

ORME PROPRETÉ Absorbée le 01/07 Demander au client la société qui facture

Extrait : la liste complète des fiches à corriger est classée par priorité.

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Le statut 210 « Refusée » est l’un des quatre statuts obligatoires d’une facture électronique. Contrairement au rejet, il ne vient pas d’une plateforme : c’est le client qui refuse la facture. Ce guide explique quand un refus est possible, ce que dit son code motif, et comment réagir selon que le refus est fondé ou non.

Ce que veut dire « Refusée »

Les spécifications externes de la DGFiP définissent le statut 210 ainsi : le destinataire refuse la facture dans son intégralité. La facture est arrivée, le client l’a reçue, et il ne la traitera pas.

Trois points distinguent le refus du rejet :

L’auteur. Le rejet (213) est posé par une plateforme agréée, pendant la transmission. Le refus est posé par le destinataire, après réception.
La nature. Le rejet signale une anomalie de contrôle. Le refus, selon le guide pratique de la DGFiP, n’est pas une anomalie technique : c’est une décision du client.
Le périmètre. Le refus porte sur toute la facture. Pour en accepter une partie seulement, le client dispose du statut facultatif « Approuvée partiellement » (206).

Les motifs autorisés

Le refus est obligatoirement motivé. La DGFiP le réserve aux motifs prévus par la norme : non-conformité réglementaire non détectée par la plateforme de réception, facture mal adressée, ou conditions contractuelles non respectées qui empêchent le traitement. Il ne doit pas servir à un simple litige commercial.

L’annexe A de la norme AFNOR XP Z12-012 fixe la liste des codes motifs autorisés pour un refus entre entreprises. On peut les ranger dans les trois familles citées par la DGFiP :

Famille	Code	Libellé officiel
Facture mal adressée	DEST_ERR	Erreur de destinataire : l’entité juridique n’est pas la bonne
Facture mal adressée	ADR_ERR	Adresse de facturation électronique absente ou erronée
Facture mal adressée	EMMET_INC	Émetteur inconnu du destinataire
Non-conformité	NON_CONFORME	Mention légale manquante
Non-conformité	TX_TVA_ERR	Taux de TVA erroné
Non-conformité	CALCUL_ERR, MONTANTTOTAL_ERR	Erreur de calcul, montant total erroné
Non-conformité	DOUBLON	Facture en doublon : même numéro, même fournisseur, même année
Conditions contractuelles	CONTRAT_TERM	Contrat terminé, plus de facture possible
Conditions contractuelles	REF_CT_ABSENT	Référence exigée par le contrat absente (numéro de contrat, de bon de livraison, référence acheteur…)
Conditions contractuelles	CMD_ERR	Numéro de commande erroné, inexistant ou déjà facturé
Conditions contractuelles	TRANSAC_INC	La facture ne correspond à aucune livraison ni prestation
Conditions contractuelles	DOUBLE_FACT	Prestation ou livraison déjà facturée sur une autre facture

La norme encadre CMD_ERR : ce motif ne peut accompagner un refus que si le numéro de commande a été fourni par l’acheteur avant la facturation.

Le refus n’est pas un litige

Un client en désaccord sur un prix, une quantité ou une remise ne refuse pas la facture : il la met « En litige » (207), un statut facultatif prévu pour cela. Les codes PU_ERR (prix unitaire), QTE_ERR (quantité), REM_ERR (remise) ou QUALITE_ERR (qualité livrée) relèvent du litige ou de l’approbation partielle, pas du refus.

La différence compte : une facture refusée doit être neutralisée par le vendeur, une facture en litige reste en vie pendant que les deux parties discutent.

Que faire quand une facture est refusée

Le guide pratique de la DGFiP distingue deux cas.

Le refus est fondé. Le vendeur corrige la situation et, si nécessaire, émet une nouvelle facture par le circuit électronique. Cette nouvelle facture porte un nouveau numéro, pour éviter toute confusion avec la facture refusée et tout rejet lié à la réutilisation du numéro. Dans ses propres systèmes, il neutralise la facture refusée : par un avoir interne, par un remboursement, ou par une régularisation sur une facture ultérieure quand c’est adapté.

Le refus est contesté. Le vendeur ne crée pas automatiquement de nouvelle facture, d’avoir interne ou d’avoir transmis au seul motif qu’un statut « Refusée » a été posé. Il instruit le désaccord avec l’acheteur, conserve les éléments qui justifient sa position et documente la suite. Le statut ne tranche pas le différend et ne remplace pas les voies contractuelles ou judiciaires.

La check-list de démarrage de la FNFE rappelle qu’un client peut aussi poser un refus par erreur. Le vendeur peut alors annuler et réémettre avec un nouveau numéro, ou demander au client de traiter la facture malgré tout ; selon la FNFE, l’impact ne porte alors que sur le pré-remplissage de la TVA, prévu pour 2029.

Les refus qui viennent du fichier clients

Plusieurs motifs de refus désignent une donnée du référentiel client plutôt qu’une erreur ponctuelle. DEST_ERR, le plus fréquent dans les groupes, signale une facture adressée à la mauvaise société : une filiale à la place de la société mère, une entité absorbée à la place de l’absorbante. Corrigée facture par facture, l’erreur revient au cycle suivant ; corrigée dans la fiche client, elle disparaît. Voir facturer la bonne société d’un groupe et client absorbé, radié ou fusionné.

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Questions fréquentes

Un client peut-il refuser une facture parce qu'il conteste le prix ?

Non, pas pour un simple désaccord commercial. La DGFiP réserve le refus aux motifs prévus par la norme. Pour un désaccord, le cycle de vie prévoit le statut facultatif « En litige » (207), ou « Approuvée partiellement » (206).

Faut-il renvoyer la même facture après un refus ?

Non. Si le refus est fondé, la DGFiP demande une nouvelle facture avec un nouveau numéro, pour éviter la confusion avec la facture refusée et un rejet lié à la réutilisation du numéro.

Que faire si le refus n'est pas justifié ?

Ne pas créer automatiquement de nouvelle facture ni d'avoir. Le vendeur instruit le désaccord avec son client, conserve les éléments qui justifient sa position et documente la suite donnée. Le statut « Refusée » ne tranche pas le différend.

Un refus est-il toujours motivé ?

Oui. Le code motif est obligatoire pour le statut Refusée, selon la règle G7.08 des spécifications et la règle BR-FR-CDV-15 de la norme.

Quel motif vient le plus souvent du fichier clients ?

DEST_ERR, « Erreur de destinataire » : la facture vise la mauvaise entité juridique, par exemple une autre société d'un même groupe. La correction se fait dans la fiche client, pour toutes les factures suivantes.