SIREN, SIRET ou code de routage : quelle maille pour une facture

Pour un client qui n’a qu’un établissement, la question ne se pose guère. Pour un client qui a des sites, des agences, des magasins ou plusieurs services comptables, elle se pose à chaque fiche : faut-il adresser la facture à l’entreprise, à l’un de ses établissements, ou à un service précis ? La réponse ne se décide pas dans le fichier du fournisseur. Elle se lit dans l’annuaire de la facturation électronique, puis se reporte dans la fiche client avec sa preuve.

Les quatre mailles d’adressage de l’annuaire

Le dossier de spécifications externes de l’administration organise les informations d’adressage d’une entreprise en quatre mailles. L’annexe 3, consacrée à l’annuaire, précise que l’identifiant d’adressage s’obtient en mettant bout à bout les valeurs renseignées, séparées par un trait bas.

Ces mailles existent pour que chaque entreprise reçoive ses factures comme elle les traite. Le dossier donne les deux cas types : une réception centralisée, au siège par exemple, ou décentralisée, dans les points de vente ou dans les services de comptabilité. Le SIREN et le SIRET sont ceux du répertoire des entreprises de l’Insee, d’où l’annuaire tire ses données d’identification.

Qui choisit la maille : le client, pas le fournisseur

À l’ouverture de l’annuaire, l’administration a créé une ligne par défaut pour chaque entreprise privée, à la maille SIREN, rattachée à une plateforme « fictive ». Les structures publiques ont reçu des lignes au SIRET et au code routage, avec Chorus Pro comme plateforme de réception.

Ensuite, c’est la plateforme agréée de réception du client qui fait vivre ces lignes. Selon les spécifications, elle peut :

• remplacer la ligne par défaut au SIREN, si elle a contracté avec ce client ;
• ajouter des lignes au SIRET, pour tout établissement actif de l’entreprise ;
• créer des codes routage et les lignes correspondantes, pour suivre le plan d’adressage du client ;
• ajouter des lignes au suffixe ;
• mettre fin à des lignes, ou masquer celles qui devaient entrer en vigueur.

Chaque ligne a une période de validité. Une ligne dont la date de fin d’effet est passée n’est plus adressable, et toute mise à jour est consultable le lendemain. La maille d’un client peut donc changer : le dossier prend l’exemple d’une entreprise qui centralise ses factures dans un service, puis les répartit entre deux services selon la nature des achats, puis passe à un suffixe.

Côté fournisseur, la règle suit : avant d’émettre, il fait confirmer par sa plateforme agréée les informations d’adressage de l’acheteur à porter sur la facture (le détail des adresses de réception n’est visible que des plateformes agréées) ; sa plateforme d’émission s’en sert ensuite pour trouver la plateforme de réception.

Ce que contient l’annuaire, et ce qu’il ne vérifie pas

Une ligne d’annuaire porte trois choses : l’identification de l’entreprise destinataire, celle de sa plateforme de réception, et la période pendant laquelle ces informations sont en vigueur. L’annuaire est alimenté par le répertoire des entreprises de l’Insee, dont il reprend chaque jour les changements (dénomination, adresse, état administratif des entreprises et des établissements), par le registre des assujettis à la TVA et par les mises à jour des plateformes agréées.

L’annuaire répond donc à une question précise : pour cet identifiant, où envoyer la facture ? Il ne répond pas à celle qui compte pour le fournisseur : cet identifiant est-il bien celui du client qui a commandé ? Il ne sait pas :

• que la fiche client porte le SIRET du site livré au lieu de celui qui reçoit les factures ;
• que le SIRET de la fiche est celui d’un établissement fermé depuis, remplacé par un autre ;
• qu’un service du client a demandé un code routage précis pour ses commandes ;
• que le SIREN de la fiche est celui d’une société sœur du client.

Deux issues sont possibles. Si l’identifiant n’a pas d’adresse en vigueur, la facture ne peut pas être livrée : la plateforme d’émission informe le fournisseur qu’elle a été rejetée ou n’a pas pu être délivrée. Si l’identifiant a une adresse, mais pas la bonne, la facture part chez un destinataire qui ne l’attend pas. Le guide pratique de l’administration range la « facture mal adressée » parmi les motifs pour lesquels l’acheteur peut refuser une facture. Le refus vient alors de l’acheteur, une fois la facture reçue, et non de la plateforme.

Décider fiche par fiche

La méthode part de l’entité légale, puis descend vers l’établissement.

1. Fixer le SIREN. C’est l’entreprise qui commande et qui paie. Avec la réforme, le SIREN du client fait partie des nouvelles mentions obligatoires de la facture. Le vérifier au registre avant tout le reste.
2. Faire lire par votre plateforme les lignes de ce SIREN dans l’annuaire. Regarder la ligne au SIREN, puis celles des établissements, des codes routage et des suffixes, avec leurs dates d’effet.
3. Une seule ligne, au SIREN : on adresse au SIREN, même si la fiche client contient un SIRET par site. Le SIRET reste utile ailleurs, par exemple pour l’adresse de livraison.
4. Des lignes au SIRET : on retient l’établissement désigné pour la facturation par la commande, le contrat ou les instructions écrites du client. Pas celui du site livré par défaut.
5. Des codes routage ou des suffixes : on ne les utilise que si le client a indiqué lequel s’applique à quels achats. Un code ne se déduit pas de son libellé.
6. Plusieurs lignes possibles et aucune instruction : on demande au client. Le guide pratique recommande cette démarche quand l’adressage reste incertain, et demande qu’elle soit tracée.

Ce que la fiche client doit garder

Une maille bien choisie ne sert à rien si elle se perd à la prochaine mise à jour du fichier. La fiche conserve :

• le SIREN de l’entité facturée, vérifié au registre ;
• le SIRET de l’établissement facturé, quand le client adresse à cette maille ;
• l’identifiant d’adressage complet, tel qu’il figure dans l’annuaire ;
• la date de la dernière consultation de l’annuaire et du registre ;
• la pièce qui justifie le choix : bon de commande, contrat, courriel du client ;
• l’adresse de livraison à part, puisqu’elle doit figurer sur la facture quand elle diffère de l’adresse du client.

Trois erreurs reviennent souvent. Le SIRET de livraison recopié comme adresse de facturation. Le SIRET d’un établissement fermé, resté dans la fiche après un déménagement. Un suffixe pris pour un SIRET, ou l’inverse : les spécifications recommandent d’ailleurs de ne pas nommer un suffixe avec un numéro SIRET.

Pour un fichier de plusieurs milliers de clients, ce travail se mène par lots. Sirenity rattache chaque fiche à son entité légale au registre et propose les corrections avec leur preuve ; le choix de la maille reste celui que le client a publié.

Quand revérifier

Les lignes de l’annuaire bougent avec la vie du client. On reprend la fiche :

• à chaque rejet ou refus, avant toute réémission ;
• quand le client annonce un changement de plateforme agréée ou une réorganisation de sa comptabilité ;
• quand un établissement ferme ou qu’un nouveau SIRET apparaît au registre ;
• avant les grandes campagnes de facturation (renouvellements annuels, facturation de fin de période).

Pour la question qui précède celle de la maille, savoir quelle société d’un groupe facturer, voir le guide Facturer une société d’un groupe. Pour corriger une facture déjà revenue, voir les guides sur la facture rejetée pour SIREN inconnu et sur la différence entre rejet et refus.